Savez-vous pourquoi les restaurateurs qui gèrent bien leur affaire dorment tranquilles ?
Ils font une chose que vous ne faites pas : ils s’appuient sur une gestion en béton armé !
Ça y est ! Vous vous dites : « encore un type qui écrit sur les restaurants, d’où il sort ? C’est qui ? encore un qui met l’argent avant l’amour du métier ! »
Une passion fait rarement vivre. Une entreprise rentable OUI.
Je ne vais pas y aller par quatre chemins. Vous pouvez tourner la question dans TOUS les sens : Vous devez surveiller en permanence les points cardinaux de gestion de votre restaurant.
Comment cela ? Laissez-moi vous raconter une courte histoire. C’est la mienne.
Je suis Matthieu BOURDOIS, Expert-comptable chez Goldengaate. Cela fait 20 ans que je travaille aux côtés de nombreux restaurateurs.
J’en ai vu des vertes et des pas mûres avec eux.
J’ai rencontré des dizaines et des dizaines de situations. Du restaurant géré comme une horloge suisse, à l’affaire coulée en 1 an parce que le gérant se prenait pour Bocuse et qu’il n’y comprenait rien ou qu’il se fichait des chiffres comme de sa première chemise !
Etes-vous d’accord avec ce qui suit ?
- Vous pouvez avoir le meilleur emplacement du monde,
- Vous pouvez avoir une brigade de killers,
- Vous pouvez avoir la plus belle carte qui existe « on the Planet »,
- Si vous ne mettez pas en place une gestion TIP TOP, vous ne pourrez pas piloter efficacement votre entreprise.
- Piloter, gérer ce ne sont pas des gros mots bon sang !
Cela veut dire mettre en place (et se faire aider pour cela) un système chiffré pour mesurer ce que vous voulez mesurer.
Quelqu’un a dit « ce qui ne se mesure pas ne s’améliore pas ». On peut en penser ce que l’on veut.
MAIS si vous voulez savoir ce qui se passe dans votre restaurant, comme vous n’avez que deux bras, vous devez vous faire seconder par un système de gestion.
Il faut comprendre un truc : tous ceux qui vous disent : « moi je regarde mon bilan une fois par an avec mon comptable et je vois ensuite » se trompent de siècle.
Comment voulez-vous savoir si vous gagnez de l’argent dans votre restaurant si vous ne sortez pas le nez de votre cuisine ?
Imaginez un truc : Vous arrivez un matin au restaurant et vous vous attaquez aux achats. Vous faites le tour de la réserve et là : MISERE ! Vos chambres négatives affichent un gros clignotant rouge ! ZUT il se passe quoi ?? le diagnostic tombe une heure après : il faut changer tout le groupe froid.
Et à ce moment-là vous appelez votre comptable pour lui demander si vous pouvez vous permettre cette grosse dépense imprévue en urgence…
Devinez ce qu’il va vous dire : la comptabilité n’est pas à jour, je dois faire une situation des comptes, mais ce sera dans 15 jours car je n’ai pas vos factures et je suis débordé….
Vous allez pleurer.
Et donc vous déclenchez la dépense sans savoir quel impact cela aura sur vos comptes et sur l’équilibre financer de votre restaurant.
Vous voyez ce que je veux dire ?
Imaginez un autre truc : vous êtes en voiture pour un RDV super important à 4 heures de chez vous. Vous partez à 8h00 du matin après un bon café. Que se passera-t-il si vous n’avez aucune idée de la vitesse de la voiture, et aucun panneau qui vous donne les KM restants ? Vous êtes perdu ! et vous ne savez pas si vous arriverez à l’heure ! En gestion c’est pareil !
On y va pour mes conseils !
La marge brute de production doit être maximisée
PRIMO c’est une question d’équilibre financier. Votre restaurant a besoin de vous et de vos salariés pour tourner. Que se passe t il si vous ne pouvez pas payer votre personnel ?
La marge brute de production doit être suffisante pour dégager un bénéfice sur la période. C’est simple : seule votre marge vous permet de gagner votre vie. Ce doit être votre livre de chevet, votre graal, votre Horizon !
SECUNDO : c’est une question de PESAGE. Pourquoi ? parce que vous produisez quelque chose que vous allez vendre. Ne vendez que si vous gagnez quelque chose sinon à quoi bon ? Mon conseil : équipez la cuisine de fiches produit par plat.
TERTIO : Surveillez vos fournisseurs ! vous devez impérativement connaitre tous vos prix fournisseurs, suivre les évolutions de tarifs et les maitriser.
Mon conseil : s’équiper d’un logiciel de gestion spécifique Restauration (Gesrestauration, Koups, ….) pour suivre les coûts matière.
Et on n’a pas parlé des stocks ? Sans vous prendre trop la tête avec les stocks, laissez-moi quand même vous donner trois astuces. Leur valorisation impacte directement votre marge, vigilance donc.
Astuce n°1 : définissez une procédure de comptage des stocks (liquides et solides) et tenez-vous y. Une méthode simple consiste à regrouper les articles de mêmes fournisseurs au même endroit. Avec cette astuce vous pouvez rechercher les références fournisseurs et leurs prix en les regroupant. Vous gagnez du temps.
Astuce n°2 : On prévoit son inventaire au moins une semaine à l’avance, pour que tous les salariés soient prévenus, et que les articles soient bien rangés. Rappel : un inventaire se fait toujours au prix d’achat.
Astuce n°3 : les serveurs et la cuisine doivent communiquer ! le but est de vendre ce qui sort de la cuisine et d’éviter les pertes. S’il y a perte, cela impacte DIRECTEMENT votre marge.
Continuons sur la marge : il est impératif de travailler tous les articles de la carte et d’en maximiser unitairement la marge brute.
Si vous ne le faites pas ?
Vous ne saurez pas quel plat, ou quel groupe de plats ou zone de la carte est la plus rentable, donc aucun moyen d’orienter les serveurs pour optimiser la prise de commande !
Vous allez perdre de l’argent. Oui et voici pourquoi :
Les bonnes marges vont venir compenser les mauvaises et votre marge moyenne va être impactée défavorablement… encore une raison qui nécessite de connaitre ses marges unitaires par article de la carte, et surtout les marges unitaires médiocres. En travaillant vos mauvaises marges, l’effet sur la marge globale n’en sera que meilleure ! Munissez-vous d’un logiciel de suivi de gestion spécialisé Restauration !
Bon on a parlé de marge, mais il n’y a pas qu’une seule marge à surveiller, ce serait trop simple. Parlons de celle qui est la plus importante en restauration : la marge après salaires, la fameuse !
La marge après salaires doit être maitrisée
C’est quoi ? c’est la ressource restante après avoir servi vos clients et payé vos salariés, y compris vous-même !
Pourquoi la surveiller ?
Elle mesure ce qui coute le plus cher : les salaires. Sa mesure est fondamentale car elle vous permet de savoir si votre restaurant peut supporter un, deux, dix salariés ou plus. Elle doit rester dans des fourchettes acceptables. Si elle est mauvaise, attention au déséquilibre de la rentabilité du restaurant.
Les frais généraux doivent être surveillés
Les frais généraux sont schématiquement les dépenses courantes de l’entreprise, en dehors des salaires, des achats matière et des amortissements du matériel.
1er conseil : définissez un budget de frais généraux au début de chaque année, et mesurez vos dépenses en les comparant avec votre budget > demandez à votre comptable de vous sortir une situation comptable à mi- exercice pour voir si vous êtes dans les clous.
2ème conseil : prévoyez vous une marge de sécurité de 5% environ de la totalité des frais généraux pour assurer le coup en cas de dépense imprévue.
La trésorerie disponible doit être sauvegardée
Je devine ce que vous pensez : « comment ce fait il que ma trésorerie soit si basse, je devrais être à au moins 25 000€ ce matin ? ».
Sauf que vous aviez oublié l’échéance d’Urssaf !
Mes conseils pour optimiser la trésorerie de l’entreprise :
- Optimiser : cela veut dire encaisser le plus vite possible, et lisser les décaissements le plus possible. Le but est d’éviter que la courbe de trésorerie approche de la zone de découvert, ou de limite accordée par la banque.
- Faire ses remises de TR, de chèques et d’espèces très régulièrement
- Faire attention aux commissions de remises CB, surveiller leur niveau auprès de votre banque
- Arrangez-vous avez vos fournisseurs pour payer à la décade, ou au maximum au mois. Vous éviterez les gros décaissements intempestifs, nuisibles à un bon suivi de trésorerie.
Le temps de la gestion à l’ancienne est fini
Là je vais être volontairement CASH : vous voulez que votre restaurant soit profitable ? vous devez mettre en place un système de gestion TIP TOP qui vous permette de TOUT maîtriser.
Pas de panique je vous explique !
Aujourd’hui vous n’avez pas droit à l’erreur. C’est la triste vérité. Parce que tout est devenu plus tendu et plus difficile. Je parle comme un rabat-joie mais…
- La concurrence entre restaurants est plus forte,
- Le banquier est intraitable,
- Les salariés sont compliqués à gérer,
- Les fournisseurs ne vous font pas de cadeau, et j’en passe.
Si vous pouviez vous rassurer en sachant que vous marges sont TOP, que vos frais généraux ne font pas des MONTAGNES RUSSES, et que vous pouvez payer vos échéances d’emprunt FACILEMENT, ça serait une bonne contrepartie non ?
La gestion à l’ancienne pour moi c’est s’en remettre à Madame IRMA et laisser filer les chiffres
Sauf qu’un jour les ennuis vous sautent à la figure !
Je revoie mon client restaurateur qui me dit : MAIS j’ai un déficit sur mon bilan !! Voila le genre de réaction qui m’attriste.
Mon rêve est que tout chef d’entreprise puisse se dire : « je sais où j’en suis, je vais pouvoir embaucher à ce moment précis, et à la fin de l’année j’aurai ce niveau de bénéfice »
Offrez-vous les yeux d’un pilote en vous équipant d’un tableau de bord de gestion !
On parle encore d’argent, ce n’est pas fini.
Cash is King
La trésorerie c’est le juge de paix de votre restaurant.
Quand vous avez de la trésorerie, vous dormez tranquille.
Quand vous en avez moins, ou que vous voyez que ça baisse, toujours trop et trop vite, ça va de suite beaucoup moins bien.
Je vous rassure je sais de quoi je parle. Je gère une boite, comme vous.
Mon conseil : munissez-vous d’un outil de prévision de trésorerie.
Pourquoi ? prévoir sa trésorerie, sur quinze jours, un mois, le trimestre permet :
- D’anticiper les variations
- De vous aider à la prise de décision (investissement, baisse de poste de dépense, etc…)
- De rassurer le banquier (ou pas, mais d’anticiper avec lui)
- De mieux dormir la nuit (la santé du dirigeant, en premier la vôtre, n’a pas de prix)
Un autre conseil, et non des moindres. Dans la mesure du possible, financez le long terme avec du long terme, et le court terme avec la trésorerie d’exploitation.
Pourquoi ? Car votre trésorerie disponible dans votre restaurant sert à financer les achats matière liquides-solides, payer les salaires et charge sociales, et les impôts courants type TVA, impôt-société, etc…Il est conseillé de ne l’utiliser que pour cela.
Si vous devez faire face à une dépense d’importance (exemple un réaménagement de l’accueil, un piano, etc…), faites-la financer par la banque avec un emprunt ou un crédit-bail.
Ayez sans arrêt votre œil sur votre ticket moyen
Comment obtenez-vous votre ticket moyen : Divisez le CA TTC par le nombre de couverts. La période est le mois généralement, mais on peut le travailler à la semaine, etc…
Suivre son ticket moyen sur une période donnée permet de voir deux choses importantes :
- L’efficacité de vos « vendeurs » en comparant les tickets moyens sur plusieurs périodes
- La cohérence de votre offre par rapport à la concurrence de votre secteur
Ne vous privez pas de cet indicateur ultra important et facile à mettre en œuvre.
La rentabilité se construit à chaque service
Imaginez une chose : vous avez racheté un fonds de commerce l’année dernière.
Vous avez examiné votre premier bilan avec votre comptable et c’est à ce moment que vous avez réalisé que la rentabilité n’était pas bonne cette année. Et je dois rembourser mon emprunt pendant encore 6 ans…
Mon premier bilan n’est pas terrible et si je galère comme ça pendant encore tout ce temps, ça ne me plait pas trop ☹…
Je ne sais absolument pas comment faire pour améliorer les choses. Pourtant vous vous étiez fixé un objectif de rentabilité, mais comment savoir si vous allez l’atteindre ?
- Par quoi commencer ?
- D’où vient ce bénéfice bien faiblard ?
- Où est le problème bon sang ! j’en dors mal la nuit…………ma femme me questionne…je n’ai pas fait tout ça pour ne pas gagner de l’argent
- Comment améliorer la rentabilité de mon affaire ? En vous forçant à passer du temps sur les chiffres, pour que rien ne vous échappe.
Mon affirmation forte : la rentabilité de votre affaire se construit à chacun de vos services.
Pourquoi ? car chacune de vos ventes doit apporter sa pierre à l’édifice de votre rentabilité.
Le problème : vous ne savez pas forcément quels sont les lignes de votre menu qui vous rapportent le plus, et celles qui ne sont pas rentables.
Et vous considérez que les mauvaises marges seront compensées au final par les bonnes.
Imaginez maintenant que TOUT ce que vous vendez affiche une marge canon ! Finies les mauvaises marges qui viennent grignoter votre rentabilité ! vous imaginez ce potentiel ?
Comment faire ? équipez-vous d’un outil de gestion vous permettant de mesurer. C’est juste FONDAMENTAL.
Allez, je vais arrêter de monopoliser votre temps, encore un dernier conseil et je vous laisse, le voici :
Un dernier conseil qui tue, et qui vous fera gagner de l’argent
- Vous voulez économiser des impôts à la fin de l’année sur le bilan de votre restaurant ?
- Vous ne connaissez pas le bénéfice que vous pourriez dégager ?
- Vous en avez marre de piloter au doigt mouillé ?
- Vous en avez marre que je vous bassine ?
Faites une seule chose, mais faites-la :
- Faites un prévisionnel d’activité au début de votre exercice, en listant tous les postes de charges le + précisément possible.
- Puis à mi- exercice faites faire une situation de vos comptes, cela vous permet de faire un contrôle des postes par rapport à votre prévision et d’agir en conséquence.
Enfin deux mois avant la clôture demandez à votre comptable de faire une « prévision d’atterrissage ». Cela va vous renseigner sur le niveau de bénéfice du prochain bilan.
Vous pourrez agir en amont afin par exemple de faire un investissement ou une embauche plus vite. Ainsi vous pourrez maitriser le niveau d’imposition de votre entreprise !
Un illustre inconnu a dit : « l’incertitude crée le stress ».
Il a raison.
Réduisez l’incertitude. Prenez les choses en main,
C’est votre boite, c’est l’outil de votre indépendance et de vos rêves,
Bichonnez votre gestion, elle vous le rendra !
Au final travaillez sur votre restaurant, en plus de travailler dedans !
Conclusion
Maintenant vous pouvez entamer ce chantier seul, et faire les choses au fil du temps. Le problème est que vous n’avez pas ce temps. Je vous aide à gagner ce temps grâce à mon expertise de gestion et mes outils.